All resursförbrukning kan delas in i tre kategorier: Förbrukning som är värdeskapande – grönt, kör på! Förbrukning till följd av måsten – gult, dags att sakta in. Slöseri – rött, stopp!! Jag kallar det Rödljusmodellen.
Värdeskapande är resursförbrukning som skapar värde för kunden. För att identifiera vad som utgör värde måste du ha förståelse för dina kunder, vilka kan vara såväl interna som externa. Det kunden säger den vill ha är inte alltid det som svarar mot dess behov och högsta kvalité är inte alltid rätt kvalité. Måsten är resursförbrukning som i sig inte skapar något värde för kunden men som av någon orsak måste göras. Det kan handla om rapporter till Skatteverket men lika gärna om transport från kund A till kund B. Slöseri är all resursförbrukning som varken är värdeskapande eller utgör ett måste och kan därför tas bort utan några negativa konsekvenser för verksamheten. Vad som är slöseri skiljer från process till process, från verksamhet till verksamhet, men kan röra sig om dubbelarbete, överarbetning, arbete för att uppfylla ett mål som inte längre finns för att nämna något. Genom att eliminera slöseriet och minimera måsten kan mycket resurser frigöras, resurser som kan användas för att öka värdeskapandet eller sonika sparas in.
Rödljusmodellen tillämpad på kommunal verksamhet kan schematiskt beskrivas som bilden ovan. Kommunala kostnader drivs av lagkrav, det vill säga den verksamhet som lagar och förordningar stipulerar att kommuner ska tillhandahålla och av tillval, vad de styrande politikerna vill erbjuda sina kommuninvånare därutöver. Kostnader drivna av lagkrav och förordningar kan i sin tur delas in i miniminivå och kvalitetshöjning. Verksamhet i enlighet med miniminivå kan beskrivas som kommunens grundvärde, det alla kommuner förväntas erbjuda sina kommuninvånare, medan kvalitetshöjning och riktade satsningar kan beskrivas som kommunens attraktionskraft, det som ska få medborgarna att välja just den kommunen. Det är i attraktionskraften som styrande politikers värdegrund kommer till uttryck. Det är också främst här minskningar måste ske när intäkterna inte är tillräckliga för den önskade verksamheten. Beror många kommuners tuffa ekonomiska situation på att politikerna vill erbjuda mer än vad pengarna räcker till eller på att förvaltningarna inte nyttjar sina tilldelade resurser på bästa sätt? Jag tror svaret är: En kombination!
I en politiskt styrd organisation ska politikerna besluta om vad och när, samt inom vilka ramar, medan tjänstemannaorganisationen ansvarar för vem och hur, inom givna ramar. Enligt SKRs ekonomirapport i höstas utgår mer än hälften av Sveriges kommuner från föregående års budget när de påbörjar ny budgetprocess och vid besparingskrav läggs de ofta ut procentuellt över allt. Samtidigt har kanske den politiska ledningen kommit med nya mål och värderingar, tillkommit ny alternativt förändrad lagstiftning eller skett en demografisk förändring vilket medför att för varje budgetprocess riskerar sambandet mellan tilldelade resurser och förväntad verksamhet att minska.
Med hjälp av genomlysning där all verksamhet kartläggs utifrån Rödljusmodellen får såväl politikerna som förvaltningarna en god bild av resursflödet och dess nytta och kan använda informationen till väl underbyggda beslut oavsett om det gäller fördelning av budget, förändring av verksamhet och arbetssätt eller besparingar. Mitt rekord är en arbetsuppgift som gick från 80 timmar till 2 timmar per månad, vad blir ditt?