5S är ett av Leans verktyg men också ett verktyg som alla arbetsplatser – och hem – har glädje av oavsett filosofi.
Sortera!
Vem har inte roat sig med Finn Fem Fel? Noga studerat vad som skiljer de två bilderna åt. En stor skillnad mellan tankenöten och verkligheten är att ingen annan gjort facit – det gör du och dina kollegor själva!
Gå igenom din arbetsplats med dina kollegor och inventera vad ni har i verktyg och material. Sortera det sedan i nödvändigt respektive inte nödvändigt och ta bort det sistnämnda. Vill du gå ett steg längre inventerar du även annat slöseri. Då får du en funktionell arbetsplats!
Roa dig med att fundera över bilden – är allt som finns nödvändigt?
Systematisera!
Vad har Lean gemensamt med båtliv i allmänhet, långsegling i synnerhet? Systematisering! Var sak har sin plats, varje stuv en uppdaterad innehållslista och alla i besättningen vet vilken placering som gäller. Om så inte är fallet åtgår för mycket tid till att leta, vilket i värsta fall kan leda till förlisning.
Genom systematisering av arbetsplatsen undviks tidsslöseri till följd av letande efter det som behövs. Upprätta en gemensam struktur, placera det som behövs ofta närmst, gör det enkelt.
Om varje medarbetare dagligen lägger 10 minuter på att leta efter olika rapporter, verktyg, förnödenheter etc, blir det drygt en arbetsvecka på ett år. På en större arbetsplats handlar det om flera årsarbeten som försvinner till ingen nytta. Tid som i stället kan användas till att skapa värde för kunden!
Städa!
Är du pedant eller slaver? Och hur är det på din arbetsplats?
Börja med ordentlig rengöring, dokumentera arbetet så en första rutin etableras och fotografera gärna – både före och efter – så alla lätt kan se hur det ska se ut. Se till att nya nivån hålls genom lättare daglig städning och mer omfattande varje vecka.
Ordning och reda höjer såväl effektivitet som arbetstrivsel.
Standardisera!
Reagerar du negativt på uttrycket? Gör inte det! Vill du utveckla din verksamhet är standardisering positivt och grunden för att kunna arbeta med ständiga förbättringar.
Lägg inte krut på dina engångsprocesser utan satsa på de som utförs om och om igen i din verksamhet. Kanske är bäddning en av dina återkommande processer?
Skapa vana!
Vad har du för dagliga vanor? En av mina är att gå en runda med min man och vår hund. Det femte steget – skapa vana – är det tuffaste, att vara disciplinerad och underhålla nyskapad ordning & reda. Till skillnad från dina personliga vanor, där motivationen ofta är hög, behöver vanan att följa nya rutiner och arbetssätt till viss del nötas in. Precis som med standardisering är skapa vana grundläggande för ständiga förbättringar, arbetssättet behöver vara etablerat för att kunna revideras och göras ännu bättre!
Summering
Sortera – skilj mellan nödvändigt och ej nödvändigt.
Systematisera – se till att det som är nödvändigt finns nära tillhands.
Städa – regelbundet och efter rutiner.
Standardisera – ju mer frekvent process, desto viktigare.
Skapa vana – Se till att det nya följs, utvärdera och förbättra löpande.
Att-göra-listor är positivt för verksamhetens utveckling!