Aktuellt

Nyheter, erbjudande & annat intressant

Workin’ nine to five, what a way to make a livin’

Or not… Du har säkert hört låten, kanske rent av sett filmen, personligen skulle jag gärna åka över till England och uppleva musikalen som just nu går på Savoy Theatre London. I sin text lyfter Dolly Parton upp flera aspekter som för många är bidragande till att starta eget, exempelvis att inte få erkännande för sina idéer. Samtidigt associerar låten till heltid och normen att jobba så – det kan du med största sannolikhet glömma som företagare!

… det är vägen, som är mödan värd.

Jag älskar Karin Boyes dikt ”I rörelse”. Ditt företagande kommer att gå upp och ner, det kommer att finnas små bump längs vägen – men höjdpunkterna kommer att vara fler – att vara egenföretagare är en livsstil, du når aldrig en slutlig destination. Mål längs vägen, självklart, men väl där vill du vidare för vad finns att utforska bakom nästa krök?

Har du en dröm om att starta eget?

Följ den! Resan kommer bjuda dig på mycket kunskap, många erfarenheter och härliga upplevelser – en otrolig personlig utveckling. I detta inlägg, och några kommande, får du ta del av hur jag och min man började vår resa som egenföretagare och gav oss på vårt första projekt – STF Hotell & Vandrarhem Snöå Bruk – och får samtidigt tips och råd inför att starta eget.

Workin’ nine to five, what a way to make a livin’

Workin’ nine to five, what a way to make a livin’

Or not… Du har säkert hört låten, kanske rent av sett filmen, personligen skulle jag gärna åka över till England och uppleva musikalen som just nu går på Savoy Theatre London. I sin text lyfter Dolly Parton upp flera aspekter som för många är bidragande till att starta eget, exempelvis att inte få erkännande för sina idéer. Samtidigt associerar låten till heltid och normen att jobba så – det kan du med största sannolikhet glömma som företagare!

Att vara företagare är inte ett sätt att tjäna pengar, det är ett sätt att leva. Missförstå mig rätt, målet med att driva företag är att göra vinst, men arbetstid och fritid flyter samman och bildar en livsstil. Periodvis är överväger arbetet, ibland fritiden, men du är alltid din egen chef och ansvarig – på gott och på ont – för dig, ditt företag och din framgång. Därför tenderar även fritiden att invaderas av tankar, aktiviteter med mera som har sitt ursprung i ditt företagande.

Jag och min man älskar att resa, bor gärna på hotell och äter på restaurang när tillfälle ges, när vi drev STF Snöå Bruk fick dessa aktiviteter även en annan innebörd. Inte en gång som vi inte kollade upp hemsida, faciliteter, service, renhet, meny, ledtider med mera med mera. Vi brukade lite skämtsamt kalla det för industrispionage men inom boende- och restaurangbranschen konkurrerar inte anläggningar i olika orter med varandra varför vi ofta – så även än i dag – fick mycket intressanta samtal med ägare eller personer i ledande ställningar när vi talade om att vi drev en liknande verksamhet. Erfarenhetsutbyte uppskattas!

Vår verksamhet, STF Snöå Bruk, hade ett väldigt tydligt mönster vad gällde låg-, mellan- och högsäsong. Två av årets månader, juli och december, stod tillsammans för en tredjedel av vår omsättning, under dessa månader var det inte ovanligt att jag jobbade 100 – 120 timmar per vecka. April och november var riktiga surmånader, ytterst få gäster, men samtidigt perfekta för strategiskt arbete, förbereda topparna och – inte minst viktigt – ta lite ledigt och ladda batterierna. Allt som allt jobbade jag kanske 100 – 120 timmar under vardera av dessa månader. De allra flesta verksamheter har variationer över året, ju fortare du lär känna just din verksamhets årshjul, desto bättre. Gör en årsplanering för de olika delarna av din verksamhet, exempelvis försäljning, tillverkning, leverans, marknadsföring, administration, och lägg samman allt för att få en tydlig bild. Vissa uppgifter är flyttbara i tid, andra styrda av kunder, regelverk med mera, nyttja detta och möblera om i din planering för att få en arbetsfördelning som passar dig och dina anställda. Det finns olika skolor vad gäller verksamhetsplanering men som Benjamin Franklin sa: ”If You fail to plan, You are planning to fail!” En enkel plan räcker ofta långt!

Ett annat bra verktyg för att optimera din arbetsinsats är värdeflödesanalys – Vad är det som ger kundvärde? Många arbetsuppgifter som utförs tillför inget, låter hemskt men så är det, vissa av dem måste dock ändå utföras pga lagkrav etc men många kan ändras – rent av tas bort – utan att det påverkar kunden. Och bäst av allt, det frigör tid! Mitt personbästa – om det kan uttryckas så – är förändring av en faktureringsprocess som därmed gick från 80 timmar per månad till 2 timmar… I just det fallet var lösningen automatisering med hjälp av Excel. Att förändringspotentialen är så stor är kanske inte så vanligt men du kommer att bli förvånad över hur stora förändringar som kan göras med små insatser. Som min man brukar uttrycka det – Gå aldrig tomme! En bra devis som är lika användbar i företaget som i hemmet.

… det är vägen, som är mödan värd.

… det är vägen, som är mödan värd.

Jag älskar Karin Boyes dikt ”I rörelse”. Ditt företagande kommer att gå upp och ner, det kommer att finnas små bump längs vägen – men höjdpunkterna kommer att vara fler – att vara egenföretagare är en livsstil, du når aldrig en slutlig destination. Mål längs vägen, självklart, men väl där vill du vidare för vad finns att utforska bakom nästa krök?

Så stod vi då äntligen där! Månader av undersökningar, förhandlingar, ställningstagande var över och vi skulle äntligen ta emot de första gästerna. Gick nyöppnandet smärtfritt? Nej, det kan jag inte påstå – teori & praktik är inte samma sak och verkligheten tenderar avvika från det du föreställt dig. Lyckades vi med vår affärsidé? Ja, idén höll och under åren tog vi emot många nöjda gäster!

Ett ställningstagande vi hade brottats med var huruvida vi skulle vara en del av Svenska Turistföreningen (STF) eller inte. STF hade tidigare arrenderat anläggningen av ägaren för att därefter kontraktera värdar att driva verksamheten. Det var en konstellation som inte fungerat så bra alla gånger – vid fastighetsrelaterade frågor blev det lite katten på råttan, råttan på repet – och det som vi blev erbjudna var STFs traditionella franchiseupplägg. Som franchisetagare inom STF får du direkt tillgång till en stor kunddatabas och ett mycket starkt varumärke, dessutom förmånliga inköpsavtal – för att nämna några fördelar. I vår tidigare yrkesutövning hade vi stött på såväl lovord – som ris – rörande att tillhöra STF men för oss övervägde det positiva. STF representerar så mycket av det vi ville vår verksamhet skulle stå för – En upplevelse för alla var vår slogan – och Snöå Bruk med sin historia och läge är verkligen lämpligt för natur- och kulturturism, därför kändes STF som rätt varumärke för oss. Med facit i hand vet vi att vi gjorde helt rätt som satsade på att tillhöra ett befintligt varumärke, det underlättade vår uppstart och etablering väldigt mycket. Som min man brukar uttrycka det – Det är ingen konst att driva ett företag, utmaningen ligger i att få kunderna att hitta dig! Och just det, att få kunderna att hitta oss, var den absolut största fördelen vi upplevde med STF. För nyöppnandet var det väsentligt!

En annan trygghet för oss när vi startade vår verksamhet var att två tidigare anställda, en kock och samt anläggningens vaktmästare, valde att ta anställning hos oss. Kocken stannade kvar hos oss under hela tiden vi drev verksamheten och var otroligt viktig för vår framgång – vi brukar säga att vi var tre som gjorde det möjligt – dock klaffade det inte riktigt mellan vaktmästaren och oss varför våra vägar skildes åt efter mindre än ett år. Detta till trots var det en fördel att initialt ha tillgång till en medarbetare som kände till fastigheterna, hade en upparbetad rutin för lokalvård och var förtrogen med de återkommande gästernas speciella önskemål.
På en liten arbetsplats blir personkemi, gemensamma värderingar samt strävan efter att nå samma mål otroligt viktigt – alla blir som en familj, oavsett blodsband eller ej. Detta är en av de faktorer som gör att det är viktigt att du, redan när du arbetar fram din affärsplan, funderar igenom vilka kompetenser som behövs samt hur du får tillgång till dessa. Vilket är ditt personalbehov? Och vill du ha anställda, ta hjälp av en bemanningsfirma, kontraktera uppdragstagare? Hur ser din personal- och anställningspolicy ut? Olika lösningar ställer olika krav på dig och de program du behöver inskaffa. Vi valde att satsa på Vismas produkter, såväl för lönehantering som övrig administration. Det är alltid en trygghet att arbeta med olika program från samma leverantör, det underlättar bland annat överföringar och rapporter. Att valet föll på Visma berodde främst på att jag arbetat med deras program tidigare, i olika konstellationer, och var nöjd med såväl program som kundsupport, sistnämnda är inte oväsentligt för ett så enkelt företagande som möjligt.

Så var det det här med bump… Lagar och regler kring företagande är omfattande, när det kommer till någon form av livsmedelshantering än mer så. I vårt fall blev därför tiden från det att avtal var klart, så vi kunde vidta åtgärder för att skaffa erforderliga tillstånd etc, till dess vi slog upp portarna för kort. Det medförde bland annat att vi inte hade en hos Skatteverket registrerad kassaapparat och att vi inte fått vårt serveringstillstånd när vi nyöppnade. Det avhjälptes dock relativt snabbt och var inget som påverkade vår framtida verksamhet. Förresten, tillhör du de som tycker det är dyrt med alkoholhaltiga drycker på restaurang? Jag ska berätta en liten hemlighet för dig – sälja alkohol är inte direkt vinstgivande så vida inte omsättningen är stor… Det är så mycket kostnader förknippat med tillstånd, inköp, hantering, rapportering och kontroll att det i vårt fall bara gick jämnt upp. Så varför då erbjuda alkohol? Jo, det är en viktig del i att gästen väljer att gå ut och äta på din restaurang, utan alkohol säljer du inte mat heller. Det intressanta är att när gästen väl är på plats är alkoholen inte lika viktig, det är möjligheten som är dragkraften. Alkohol inom restaurangbranschen är bara ett exempel på varor och tjänster som påverkar varandra, utan att för den delen vara vinstgivande var för sig. Vad har du för dragkrafter relaterade till din affärsidé?

Vi stötte på fler bump, några mer allvarliga än andra, men de var just bara bump! Vår verksamhet gick hela tiden framåt och för att citera Joe Matheson (Morgan Freemans rollfigur) i filmen RED: For every problem monsieur, there is a solution. Det är en bra devis att leva efter!

Har du en dröm om att starta eget?

Har du en dröm om att starta eget?

Följ den! Resan kommer bjuda dig på mycket kunskap, många erfarenheter och härliga upplevelser – en otrolig personlig utveckling. I detta inlägg, och några kommande, får du ta del av hur jag och min man började vår resa som egenföretagare och gav oss på vårt första projekt – STF Hotell & Vandrarhem Snöå Bruk – och får samtidigt tips och råd inför att starta eget.

Min man och jag hade i flera år pratat om att vi ville jobba tillsammans. Vi drivs båda av att utveckla och utvecklas, har lång erfarenhet av att arbeta för kundens bästa – oavsett om det gäller kommuninvånaren, vårdtagaren, studenten, kollegan eller företagaren för att nämna några – och år 2013 kände vi att det var dags att göra något annorlunda. Vi hade båda höga chefspositioner och livet for fram i ett rasande tempo, det efterlängtade timmerhuset i Dalarna – som vi ritat, planerat och byggt själva, med vissa köpta tjänster – var klart att flytta in i och vi kände båda att en flytt till Dalarna lockade, vi började därför titta på möjligheter till försörjning. Som så ofta i livet var det slumpen som avgjorde vägvalet och magkänslan som drev vidare.

En dag läste vi en artikel om att Snöå Bruk var till salu – en anläggning som de senaste 20 åren drivits som restaurang och vandrarhem inom Svenska Turistföreningen (STF) – och blev nyfikna, vad var det för plats? Vi hade aldrig varit i de trakterna av Dalarna förr, det fick bli dagens utflykt. En småmulen dag i början på november 2013 besökte vi för första gången denna historiska plats och förälskelsen var ögonblicklig! Energinivån var hög när vi körde tillbaka, prospekt skulle begäras ut, information samlas in, affärsplan upprättas – det gick 13 idéer på dussinet…

Nu följde en intensiv period då så mycket information som möjligt skulle samlas in – en gedigen undersökning borgar för ett gott resultat. Det är inte fel om du har en journalistisk ådra och gillar att gräva fram fakta. Fokus låg på fastighetsrelaterade frågor – eftersom ägaren ville sälja anläggningen – och historisk verksamhet, exv beläggningsgrad, för att vi skulle kunna göra en lönsamhetsbedömning och därmed avgöra vad vi ansåg var rimlig köpeskilling. Vi kom in sent i försäljningsprocessen och insåg snabbt att ett bud på den nivå – och inom den tidsram – som säljaren förväntade sig inte kändes realistiskt, skulle vi avbryta processen? Till vår glädje bytte ägaren spår, i stället för att sälja ville de på nytt arrendera ut, och vi fortsatte vårt arbete – nu med fokus affärsplan då den var avgörande för ägarens val av arrendator.

En väl genomarbetad affärsplan, där du strukturerar upp, analyserar och beskriver din affärsidé, kunder, marknad, konkurrens, produkt, pris, resurser, personal, budget med mera är A och O för att starta eget – affärsplanen besvarar den väsentliga frågan: Finns det förutsättningar för att lyckas? Ett viktigt strategiskt verktyg som med fördel kan inkluderas i din affärsplan är SWOT-analys. SWOT står för Strengths, Weaknesses, Oppertunities och Threats – översatt Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot – och belyser på ett enkelt och överskådligt sätt vad som verkar för respektive mot att nå dina uppsatta mål ur internt respektive externt perspektiv.

För att göra en lång historia kort – vi och vår affärsplan drog längsta strået! Februari 2014 påbörjades avtalsförhandlingarna och maj 2014 slogs portarna till STF Snöå Bruk upp på nytt!

5S – ett verktyg för alla

5S är ett av Leans verktyg men också ett verktyg som alla arbetsplatser – och hem – har glädje av oavsett filosofi.

Sortera!
Vem har inte roat sig med Finn Fem Fel? Noga studerat vad som skiljer de två bilderna åt. En stor skillnad mellan tankenöten och verkligheten är att ingen annan gjort facit – det gör du och dina kollegor själva!
Gå igenom din arbetsplats med dina kollegor och inventera vad ni har i verktyg och material. Sortera det sedan i nödvändigt respektive inte nödvändigt och ta bort det sistnämnda. Vill du gå ett steg längre inventerar du även annat slöseri. Då får du en funktionell arbetsplats!
Roa dig med att fundera över bilden – är allt som finns nödvändigt?

Systematisera!
Vad har Lean gemensamt med båtliv i allmänhet, långsegling i synnerhet? Systematisering! Var sak har sin plats, varje stuv en uppdaterad innehållslista och alla i besättningen vet vilken placering som gäller. Om så inte är fallet åtgår för mycket tid till att leta, vilket i värsta fall kan leda till förlisning. 
Genom systematisering av arbetsplatsen undviks tidsslöseri till följd av letande efter det som behövs. Upprätta en gemensam struktur, placera det som behövs ofta närmst, gör det enkelt. 
Om varje medarbetare dagligen lägger 10 minuter på att leta efter olika rapporter, verktyg, förnödenheter etc, blir det drygt en arbetsvecka på ett år. På en större arbetsplats handlar det om flera årsarbeten som försvinner till ingen nytta. Tid som i stället kan användas till att skapa värde för kunden!

Städa!
Är du pedant eller slaver? Och hur är det på din arbetsplats? 
Börja med ordentlig rengöring, dokumentera arbetet så en första rutin etableras och fotografera gärna – både före och efter – så alla lätt kan se hur det ska se ut. Se till att nya nivån hålls genom lättare daglig städning och mer omfattande varje vecka. 
Ordning och reda höjer såväl effektivitet som arbetstrivsel.

Standardisera! 
Reagerar du negativt på uttrycket? Gör inte det! Vill du utveckla din verksamhet är standardisering positivt och grunden för att kunna arbeta med ständiga förbättringar. 
Lägg inte krut på dina engångsprocesser utan satsa på de som utförs om och om igen i din verksamhet. Kanske är bäddning en av dina återkommande processer?

Skapa vana!
Vad har du för dagliga vanor? En av mina är att gå en runda med min man och vår hund. Det femte steget – skapa vana – är det tuffaste, att vara disciplinerad och underhålla nyskapad ordning & reda. Till skillnad från dina personliga vanor, där motivationen ofta är hög, behöver vanan att följa nya rutiner och arbetssätt till viss del nötas in. Precis som med standardisering är skapa vana grundläggande för ständiga förbättringar, arbetssättet behöver vara etablerat för att kunna revideras och göras ännu bättre!

Summering 
Sortera – skilj mellan nödvändigt och ej nödvändigt.
Systematisera – se till att det som är nödvändigt finns nära tillhands.
Städa – regelbundet och efter rutiner.
Standardisera – ju mer frekvent process, desto viktigare.
Skapa vana – Se till att det nya följs, utvärdera och förbättra löpande.

Att-göra-listor är positivt för verksamhetens utveckling!

Vill du ha annat jobb?

Avsätt 10 minuter och maxa dina möjligheter! Metoden – som bygger på 7 enkla steg – är lika effektiv när du vill ha nytt jobb som bara roligare arbetsuppgifter där du är.

Vi bjuder på minikursen – beställ ditt exemplar!

Senaste kommentarer

    Arkiv