Med virtuella avses i detta sammanhang inte något icke-materiellt – tvärt om, medarbetarna är i högsta grad fysiska – men de är inte fysiskt närvarande hos arbetsgivaren, åtminstone inte alltid, utan arbetar hemifrån eller från annan plats där det finns tillgång till internet och dator.
När Coronapandemin slog till blev det tydligt att många arbetsuppgifter kan utföras på annan plats än hos arbetsgivaren. Media rapporterar att statistik från teleoperatörer visar ett mönster som stämmer överens med att arbeta hemifrån och artiklar i konsten att jobba hemifrån fyller internet. Personer i ledande befattningar berättar om hur kontoret bara är halvfullt och att de håller alla sina möten via Teams eller motsvarande, undervisning på gymnasie- och högskolenivå gjordes distansbaserad – nästan över en natt – och spekulationerna om hur arbetsmönstret blir efter Corona är i full gång. I England sitter min dotter och hennes sambo hemma och jobbar sedan 2,5 månader tillbaka, inga av deras arbetsuppgifter blir lidande då de fullt ut utförs med hjälp av dator, internet och telefon och fysiska personalmöten har bytts ut till digitala motsvarande.
Spekulationerna och scenariona om hur världen ser ut när Coronapandemin börjar ebba ut och bli en naturlig del i säsongsvirus är många. Utan att gå in på detaljer tycks merparten anse att normalläge efter och före kommer att skilja sig åt, och då inte bara välståndsmässigt utan även hur vi ser på resande, social samvaro, arbets- och studieplatsens utformning med mera. Jag sällar mig till den skara som tror på en framtid där medarbetarna finns spridda över en stor geografisk yta, inte för att det finns olika arbetsplatser inom organisationen utan för att medarbetarna delvis jobbar hemifrån, från datacenter med mera. Detta kommer att ställa nya krav på ledarskapet.
Hur säkerställer du som chef att medarbetare som inte är fysiskt på plats får del av informationsflödet? Hur blir du som chef en tillgänglig och närvarande för de som jobbar på distans? Vid arbetsplatsmöten och motsvarande är det inga problem, digitala hjälpmedel möjliggör för alla att vara närvarande, men i övrigt? Arbetsdagens alla spontanmöten utgör grogrund för det kitt som binder samman medarbetarna, detta missar de som jobbar på distans. Virtuella medarbetare behöver virtuellt ledarskap, som chef måste du vara lika närvarande och tillgänglig digitalt som fysiskt. I sin enklaste form sker det genom mail samt telefon- och videosamtal, på sikt behöver dock hela arbetsplatsen involveras.
Kommunikation med medarbetare på distans är en sak, hur väl medarbetarna presterar och hur gnissel ska hanteras om inte alla får eller har möjlighet att arbeta på distans är andra. Trängseln på byggvarubutikerna, eller plantskolorna, är bara ett par exempel som visar att arbete åt arbetsgivaren inte utförs på ordinarie arbetstid. Att kunna förlägga sin arbetstid på det sätt som skapar bästa balans och flöde mellan arbetsliv och vardagsliv är en av distansarbetets stora fördelar, andra är tids- och ekonomiska vinster till följd av mindre resor till och från jobbet. För den ovane distansarbetaren sjunker produktiviteten initialt, något vi sett rapporter om i media, men på sikt – och med rätt struktur och ledarskap – kan effektiviteten öka. Medarbetare som trivs och har balans i livet presterar ofta väldigt väl. Att jobba på distans är dock inte en möjlighet för alla, alla arbetsuppgifter kan inte utföras på distans och alla personer varken vill, eller är lämpade, att arbeta på distans. Detta, i kombination människans inte fullt så ädla egenskaper såsom avundsjuka, missunnsamhet, riskerar att skapa konflikter på arbetsplatsen, något som måste adresseras.
Färre medarbetare på plats fysiskt ställer ökade krav på digitalisering men möjliggör också ett minskat lokalnyttjande, positivt för alla som står inför om-/nybyggnation på grund av omoderna lokaler. Helt eller delvis virtuella medarbetare möjliggör även en ökad samverkan med andra om spetskompetens, något framför allt den offentliga sektorn har mycket att vinna på. I sin enklaste form, virtuell assistent, har fenomenet funnits länge bland annat i England och USA, nu kommer troligen ett uppsving i hela världen.
2011 gick företaget jag jobbade på i konkurs, en upplevelse utöver det vanliga även om det var väntat. Konkursförvaltaren samlade oss alla, drygt 50 personer, och informerade om vad som komma skulle. Jag glömmer aldrig orden: Det blir en stor förändring för er, ni kommer känna oro, men på sikt kommer det något bra ur det här! Så upplever jag det är med Coronapandemin, vi kommer att gå styrkta ur den.